ГОСТ 13.1.207-86 - Репрография. Микрография. Обозначение микроформ и микрофильмов. Типовые структуры обозначений и условия их применения

ГОСТ 13.1.207-86

Группа Т71.1

ОКСТУ 0013

Дата введения 1988-01-01

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Министерством оборонной промышленности СССР

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 27.02.86 N 425

Изменение N 1 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 4 от 21.10.93)

За принятие проголосовали:

Наименование государства	Наименование национального органа по стандартизации
Украина	Госстандарт Украины
Республика Белоруссия	Госстандарт Белоруссии
Российская Федерация	Госстандарт России

Изменение N 2 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 14 от 12.11.98)

За принятие проголосовали:

Наименование государства	Наименование национального органа по стандартизации
Азербайджанская Республика	Азгосстандарт
Республика Армения	Армгосстандарт
Республика Беларусь	Госстандарт Беларуси
Киргизская Республика	Киргизстандарт
Республика Молдова	Молдовастандарт
Российская Федерация	Госстандарт России
Республика Таджикистан	Таджикгосстандарт
Туркменистан	Главная государственная инспекция Туркменистана
Республика Узбекистан	Узгосстандарт
Украина	Госстандарт Украины

3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Обозначение НТД, на который дана ссылка	Номер пункта
ГОСТ 13.1.104-93	2.4
ГОСТ 13.1.105-91	2.4
ГОСТ 13.1.109-89	2.4
ГОСТ 13.1.202-88	2.4

5. ИЗДАНИЕ (июнь 2002 г.) с Изменениями N 1, 2, принятыми в апреле 1995 г., марте 1999 г. (ИУС 7-95, 5-99)

Настоящий стандарт распространяется на системы обозначений микроформ и микрофильмов, разрабатываемые предприятиями и организациями при создании фондов документации на микроформах.

Стандарт не распространяется на системы обозначения микроформ:

предназначенных для преобразования в микроформы другого типа посредством резки, монтажа или другим способом;

предназначенных для преобразования в оптические, перфорационные и другие системы кодирования, используемые в механизированных и автоматизированных поисковых устройствах.

Стандарт устанавливает типовые структуры обозначения микроформ и микрофильмов и условия применения их в зависимости от характера микрофильмируемой документации и специфики ее использования.

Обозначения микроформам и микрофильмам присваивают с целью их идентификации, учета, организации хранения и поиска в фонде предприятия (организации).

Пояснения к терминам, используемым в стандарте, приведены в приложении.

(Измененная редакция, Изм. N 1, 2).

1. ТИПОВЫЕ СТРУКТУРЫ ОБОЗНАЧЕНИЙ И УСЛОВИЯ ИХ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Системы обозначения микроформ и микрофильмов необходимо разрабатывать на основе типовых структур, установленных настоящим стандартом.

1.2. Устанавливают три типовые структуры обозначений: 1, 2, 3. Для массива (фонда) документации, подлежащей микрофильмированию, выбирают структуру обозначения, совокупность условий применения которой соответствует принципам формирования массива микрофильмов и его использования.

1.3. Типовая структура 1:

обозначение микроформы

ГОСТ 13.1.207-86 Репрография. Микрография. Обозначение микроформ и микрофильмов. Типовые структуры обозначений и условия их применения (с Изменениями N 1, 2)

_________________
* Нумерация должна отражать очередность поступления документов (комплектов документов) на микрофильмирование.

** Далее по тексту - документы.

*** Если количество микроформ в составе микрофильма не подлежит изменению, к обозначению микроформы через дробь следует добавлять число, обозначающее количество микроформ в составе микрофильма.

Обозначение микрофильма идентично порядковому номеру документа.

Условия применения:

микрофильмы состоят из одной или нескольких микроформ каждый;

отсутствует необходимость в непосредственном (без применения каких-либо вспомогательных средств) доступе к микрофильмам массива по обозначениям документов.

1.4. Типовая структура 2:

обозначение микроформы

________________
* Если количество микроформ в составе микрофильма не подлежит изменению, к обозначению микроформы через дробь следует добавлять число, обозначающее количество микроформ в составе микрофильма.

Обозначение микрофильма идентично обозначению документа.

Условия применения:

микрофильмы состоят из одной или нескольких микроформ каждый;

все микрофильмируемые документы имеют обозначения однородной структуры;

необходим непосредственный доступ к микрофильмам массива по обозначениям документов.

1.5. Типовая структура 3:

обозначение микроформы идентично порядковому номеру, присваемому ей при изготовлении;

обозначение микрофильма*
________________
* Для рулонных микрофильмов следует применять, если их изготовляют на аппаратах, имеющих нумераторы кадров.

________________
* Координаты - обозначение строки и номер столбца кадров.

Условия применения: на каждой микроформе размещают несколько микрофильмов документов.

1.6. Типовые структуры 1 и 3 следует применять совместно, если массив комплектуют микрофильмами, состоящими из одной или нескольких микроформ, и микроформами, содержащими по нескольку микрофильмов. При этом необходимо применять единую последовательность нумерации для документов (по структуре 1) и микроформ (по структуре 3).

1.7. При использовании типовых структур 1 и 3 как раздельно, так и совместно присвоенные порядковые номера микрофильмируемым документам и изготавливаемым микроформам следует регистрировать с целью исключения возможности присвоения одного и того же обозначения двум и более документам или микроформам.

(Введен дополнительно, Изм. N 2)

2. ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ ОБОЗНАЧЕНИЯ МИКРОФОРМ И МИКРОФИЛЬМОВ

2.1. Обозначения должны содержать минимально необходимое количество знаков и знаковых групп, достаточное для идентификации микроформ и микрофильмов в фонде предприятия (организации).

2.2. Допускается введение в состав обозначений, образуемых на основе типовых структур, установленных данным стандартом, в качестве первой знаковой группы:

индекса (кода) ведомственной принадлежности предприятия;

индекса (кода) предприятия;

индекса (кода) вида микрофильмируемого документа;

двух последних цифр года изготовления микроформы.

2.3. Обозначения микроформ размещают на:

микроформах;

коробках, непрозрачных конвертах и других средствах защиты и упаковки микроформ;

учетных формах;

картотечных ящиках, кассетах, разделителях и других средствах, применяемых для хранения и систематизации микроформ.

(Измененная редакция, Изм. N 2)

2.4. Обозначения на микроформах размещают на:

рулонном микрофильме - по ГОСТ 13.1.104 и ГОСТ 13.1.202;

микрофише - в поле заголовка по ГОСТ 13.1.105 и ГОСТ 13.1.202;

микрофильме в отрезке - по ГОСТ 13.1.202;

кадровой апертурной карте - по ГОСТ 13.1.109.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

2.5. Обозначения на микрофишах и апертурных картах должны читаться невооруженным глазом.

2.6. Обозначения микрофильмов должны фиксироваться на носителях, предназначенных для их учета и поиска.

ПРИЛОЖЕНИЕ (справочное). Пояснения к терминам, используемым в настоящем стандарте

ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное

Термин	Пояснение
Обозначение	Процесс выделения какого-либо объекта (предмета, понятия и т.п.) при помощи знака (или совокупности знаков), знак (или совокупность знаков), присвоенный (присвоенная) объекту с целью выделения его из множества других объектов
Структура обозначения	Схема, определяющая состав, расположение и назначение знаков или знаковых групп, входящих в обозначение, без конкретизации номенклатуры используемых знаков и их количества
Микроформа	Рассматриваемый как отдельный физический объект-носитель микроизображения (микрофиша, рулон микрофильма, апертурная карта и т.п.)
Микрофильм	Микроформа (часть микроформы, несколько микроформ), содержащая (содержащие) изображение документа (комплекта документов)
Система обозначения	Совокупность принципов, норм, правил и технологических процессов, обеспечивающих организацию работ по присвоению обозначений

(Измененная редакция, Изм. N 1).