ГОСТ 13.1.205-85
Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета

ГОСТ 13.1.205-85

Группа Т71.1

     
     
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Репрография

МИКРОГРАФИЯ. МИКРОФОРМЫ

Правила учета

Reprography. Micrography. Microforms. Rules for registration

ОКСТУ 0013

Дата введения 1986-01-01

     
     
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН ЦНИИ "КОМПЛЕКС"

РАЗРАБОТЧИКИ

Л.М.Козлов, В.А.Костромин, С.Г.Солдатова

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 21.06.85 N 1847

Изменение N 2 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 12 от 21.11.97)

За принятие изменения проголосовали:

Наименование государства	Наименование национального органа по стандартизации
Азербайджанская Республика	Азгосстандарт
Республика Армения	Армгосстандарт
Республика Беларусь	Госстандарт Беларуси
Грузия	Грузстандарт
Республика Казахстан	Госстандарт Республики Казахстан
Киргизская Республика	Киргизстандарт
Республика Молдова	Молдовастандарт
Российская Федерация	Госстандарт России
Республика Таджикистан	Таджикгосстандарт
Туркменистан	Главная государственная инспекция Туркменистана
Украина	Госстандарт Украины

3. Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 4939-84

4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5. ПЕРЕИЗДАНИЕ (июль 1999 г.) с Изменениями N 1, 2, утвержденными в январе 1991 г., мае 1998 г. (ИУС 5-91, 8-98)


Настоящий стандарт устанавливает правила учета микроформ, подлежащих хранению по ГОСТ 13.1.203, во всех отраслях экономики страны независимо от форм собственности предприятия (организации) и юридического статуса документа (подлинник, дубликат, копия).

Требования настоящего стандарта являются обязательными.

(Измененная редакция, Изм. N 2).

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. (Исключен, Изм. N 1).

1.2. Учет микроформ должен осуществляться на предприятиях, отвечающих за их хранение.

1.3. В случае потери, порчи, повреждений, изъятия из обращения, аннулирования, замены микроформ составляют соответствующий акт по форме, приведенной в приложении 1, и производят отметки в учетных документах.

Допускается в учетных документах помещать при необходимости данные в дополнение к указанным в настоящем стандарте.

1.2, 1.3. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.4. Для учета микроформ допускается использовать средства организационной и вычислительной техники при условии регистрации учетных данных, установленных в настоящем стандарте.

(Введен дополнительно, Изм. N 1).

2. ПРАВИЛА УЧЕТА

2.1. Каждой принятой на учет микроформе присваивают инвентарный номер.

2.2. Инвентарный номер проставляют средствами и материалами, химически нейтральными по отношению к микроформе.

Инвентарный номер проставляют:

на рулонном микрофильме - на заправочных концах;

на микрофише (смонтированной микрофише) - в нижней части кодового поля;

на кадровой апертурной карте - в левом нижнем углу.

2.3. Микроформы, принятые на учет, регистрируют в инвентарных книгах.

Инвентарная книга должна содержать следующие сведения:

1) обозначение микроформы;

2) инвентарный номер микроформы;

3) сокращенное библиографическое описание документа (комплекта документов), его обозначение, название и вид (конструкторский, технологический и др.);

4) типоразмер микроформы;

5) число кадров в микроформе;

6) дату, фамилию и подпись лица, принявшего микроформу на учет;

7) данные для акта по п.1.3;

8) место хранения микроформы (номер секции, шкафа, полки, ячейки).

2.4. Для каждой микроформы или комплекта микроформ долговременного и постоянного хранения составляют технический паспорт (П) и учетную карточку (К), в которой регистрируют прием и выдачу микроформ. Их обозначение должно совпадать с обозначением микроформы и дополняться соответственно буквами "П" или "К".

Для рабочих микроформ технический паспорт допускается не составлять или составлять в сокращенном виде.

2.2-2.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.4.1. Технический паспорт микроформ, форма которого приведена в приложении 2, должен содержать следующие сведения:

1) обозначение микроформы;

2) инвентарный номер микроформы;

3) библиографическое описание документа (комплекта документов), его обозначение, название и вид (конструкторский, технологический и др.);

4) число микроформ в комплекте;

5) типоразмер и поколение микроформы;

6) число кадров и число листов документов в микроформе;

7) вид микроформы (по назначению - основной, запасной);

8) данные о проведенных изменениях в микроформе;

9) данные об изготовлении микроформы (наименование предприятия-изготовителя, масштаб уменьшения, тип пленки);

10) данные о техническом состоянии микроформы при приемке и проведении периодических проверок по ГОСТ 13.1.203, включая данные об оптической плотности.

11) место хранения микроформ (номер секции, шкафа, полки, ячейки);

12) срок хранения микроформы;

13) специальные данные, право пользования микроформой (указать ответственных лиц);

14) данные о размножении микроформы с указанием инвентарного номера копий микроформы и т.д.;

15) данные для акта по п.1.3.

(Измененная редакция, Изм. N 1, 2).

2.4.2. Учетная карточка должна содержать следующие сведения:

1) инвентарный номер;

2) обозначение микроформы или технического паспорта;

3) количество выдаваемых микроформ;

4) дату выдачи;

5) основание для выдачи;

6) фамилию и подпись получателя;

7) дату возвращения;

8) фамилию и подпись принявшего.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

2.4.3. Микроформу и технический паспорт выдают и принимают по учетной карточке.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 (рекомендуемое). АКТ О СПИСАНИИ МИКРОФОРМ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Рекомендуемое

Предприятие
"____" __________________ 19___ г.

АКТ N________
о списании микроформ

Мы, нижеподписавшиеся
составили настоящий акт о том, что нижеперечисленные микроформы подлежат списанию.

Инвентарный номер	Обозначение микроформы	Тип микроформы	Число кадров	Причина списания

Подписи:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 (рекомендуемое). ТЕХНИЧЕСКИЙ ПАСПОРТ МИКРОФОРМЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое

Микроформа		Вид микроформы
	(обозначение, инв. номер)				(основной, запасной)
Типоразмер микроформы ____________________ Поколение микроформы _____________________				Место хранения (секция, шкаф и другие данные, определяемые конструкцией устройства хранения)

I. Общий состав микроформы и данные о проведенных изменениях

Дата	Основание	Обозначение (библиографическое описание) документации, входящей в микроформу	Число кадров	Число листов поформатно					Число склеек	Подпись лица, внесшего изменения
				А4	A3	А2	А1	А0

II. Данные об изготовлении микроформы
Наименование предприятия-изготовителя
Марка пленки
Масштаб уменьшения
Съемку произвел							Дата
		(подпись)
Обработку произвел							Дата
			(подпись)

III. Техническое состояние микроформы

Дата приемки ОТК (проверки)	Количество тиосульфата натрия	контрольных кадров	Обнаруженные дефекты	Заключение о годности	Подпись проверявшего

IV. Размножение микроформы

Дата	Инвентарный номер копии микроформы	Номер наряда	Вид размножения	Число экземпляров	Подпись оператора	Примечания

Срок хранения микроформы
Специальные данные: степень секретности
	право пользования микроформой
	ответственные лица
			(фамилии)

(Измененная редакция, изм. N 1).