ГОСТ 13.1.203-84
Группа Т71.1
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
РЕПРОГРАФИЯ. МИКРОГРАФИЯ
Правила хранения микроформ
Reprography. Micrography. Rules for microforms filing
ОКСТУ 0013
Дата введения 1984-07-01
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ
1. РАЗРАБОТЧИКИ
В.И.Нарышкин (руководитель темы), Г.С.Шкаликова
2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31.01.84 N 396
Изменение N 2 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 8 от 12.10.95)
За принятие проголосовали:
Наименование государства | Наименование национального органа по стандартизации |
Республика Беларусь | Белстандарт |
Республика Казахстан | Госстандарт Республики Казахстан |
Республика Молдова | Молдовастандарт |
Российская Федерация | Госстандарт России |
Республика Таджикистан | Таджикгосстандарт |
Туркменистан | Главная государственная инспекция Туркменистана |
Украина | Госстандарт Украины |
Изменение N 3 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 12 от 21.11.97)
Зарегистрировано Техническим секретариатом МГС N 2665
За принятие изменения проголосовали:
Наименование государства | Наименование национального органа по стандартизации |
Азербайджанская Республика | Азгосстандарт |
Республика Армения | Армгосстандарт |
Республика Беларусь | Госстандарт Беларуси |
Грузия | Грузстандарт |
Республика Казахстан | Госстандарт Республики Казахстан |
Киргизская Республика | Киргизстандарт |
Республика Молдова | Молдовастандарт |
Российская Федерация | Госстандарт России |
Республика Таджикистан | Таджикгосстандарт |
Туркменистан | Главная государственная инспекция Туркменистана |
Украина | Госстандарт Украины |
3. Стандарт соответствует ИСО 5466-92 в части режимов хранения микроформ
4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Обозначение НТД, на который дана ссылка | Номер пункта |
ГОСТ 7.65-92 | Вводная часть |
ГОСТ 8.513-84 | 2.2 |
ГОСТ 13.1.101-93 | 1.5 |
ГОСТ 13.1.102-93 | 1.1, 1.2, 3.10 |
ГОСТ 13.1.205-85 | 1.2 |
ГОСТ 13.1.505-76 | 3.5, 5.3 |
ГОСТ 13.1.506-78 | 1.3 |
ГОСТ 13.1.507-80 | 3.5, 5.3 |
ГОСТ 4097-78 | 3.5, 5.3 |
ГОСТ 4430-78 | 5.3 |
5. ПЕРЕИЗДАНИЕ (июнь 1999 г.) с Изменениями N 1, 2, 3, утвержденными в апреле 1987 г., апреле 1996 г., апреле 1998 г. (ИУС 8-87, 7-96, 8-98)
Настоящий стандарт устанавливает правила хранения микроформ, изготовленных на черно-белых галогенидосеребряных пленках.
Общие требования к архивному хранению по ГОСТ 7.65.
(Измененная редакция, Изм. N 1, 2, 3).
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Все микроформы, подлежащие хранению, должны быть подвергнуты входному контролю не более чем в трехмесячный срок с момента приема микроформ на хранение.
Микроформы, принимаемые на хранение, должны соответствовать по качеству изготовления требованиям ГОСТ 13.1.102.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
1.2. По результатам входного контроля составляется акт или делается отметка в техническом паспорте по ГОСТ 13.1.205 (разд.2) о состоянии микроформ и пригодности их для хранения.
Если по результатам входного контроля выявлены дефекты на микроформах, то предприятие, осуществляющее хранение микроформ, возвращает бракованные микроформы предприятию-поставщику данных микроформ с полной информацией о выявленных дефектах для обмена на микроформы, соответствующие требованиям ГОСТ 13.1.102.
(Измененная редакция, Изм. N 1, 2).
1.3. Микроформы следует хранить в шкафах по ГОСТ 13.1.506, фильмостатах или металлических шкафах иной конструкции.
1.4. Микроформы долговременного и постоянного сроков хранения хранят в специально оборудованных помещениях, обеспечивающих поддержание заданных температурно-влажностных режимов воздуха.
1.3, 1.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).
1.5. Подлинники микроформ документов государственной части Архивного фонда, изготовленные по ГОСТ 13.1.101, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы после истечения сроков временного хранения их в архивных службах учреждений, организаций и предприятий.
(Введен дополнительно, Изм. N 3).
2. ТЕМПЕРАТУРНО-ВЛАЖНОСТНЫЕ РЕЖИМЫ ВОЗДУХА ДЛЯ ХРАНЕНИЯ МИКРОФОРМ
2.1. Показатели температурно-влажностного режима воздуха при хранении микроформ должны соответствовать условиям, указанным в таблице.
Вид хранения микроформы | Срок хранения | Температура воздуха, °С, | Относительная влажность, % |
Долговременный | От 10 до 75 лет | 15 | 50±5 |
Постоянный | Постоянно | 12 | 50±5 |
Минимально допустимыми для хранилищ микроформ являются температура воздуха минус 70 °С и относительная влажность 30%. При этом период акклиматизации микроформ после выноса их из хранилища в рабочее помещение увеличивается и достигает 30 сут.
(Измененная редакция, Изм. N 1, 3).
2.2. Контроль и регистрация температурно-влажностных режимов воздуха в помещениях, где хранятся микроформы, должны осуществляться не реже одного раза в сутки с помощью самописца или другого измерительного прибора, обеспечивающего измерение температуры и относительной влажности по п.2.1, количество измерительных приборов должно быть не менее одного на 25 м
площади хранилища. Применяемые средства измерений должны быть поверены в соответствии с ГОСТ 8.513*.
______________
* На территории Российской Федерации действуют ПР 50.2.006-94. - Примечание изготовителя базы данных.
Дату и результаты проверки температурно-влажностных режимов следует заносить в журнал регистрации показаний приборов с указанием фамилии проверяющего.
(Измененная редакция, Изм. N 3).
3. ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ И КОНТРОЛЬ МИКРОФОРМ ПРИ ХРАНЕНИИ
3.1. Стены, полы и потолки помещений и хранилищ рекомендуется покрывать пыленеобразующим легко моющимся материалом.
3.2. В помещения хранилищ не должны проникать вредные газы (окиси азота, сероводорода, сернистого газа и др.). Воздух, поступающий в хранилище, должен быть очищен от пыли.
3.3. В помещения хранилищ не должны проникать прямые солнечные лучи. Освещение помещений хранилищ рекомендуется осуществлять источниками искусственного света закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью.
3.4. Перед закладкой на хранение микроформы должны быть намотаны в рулоны с внутренним диаметром не менее 32 мм, серебряно-желатинным слоем наружу для микроформ долговременного и постоянного сроков хранения, а для микроформ рабочего использования - внутрь.
3.5. Рулонные микроформы для хранения следует укладывать в коробки, выполненные в соответствии с требованиями ГОСТ 13.1.505 и ГОСТ 4097. Коробки укладывают на полки шкафа крышками вверх. Форматные микроформы следует хранить в шкафах в вертикальном положении и укладывать их в конверты по ГОСТ 13.1.507.
3.6. Стеллажи и шкафы для хранения микроформ должны располагаться на расстоянии:
не менее 0,5 м от наружных стен здания;
не менее 1 м от нагревательных или охладительных устройств;
не менее 0,1 м от пола.
3.4-3.6. (Измененная редакция, Изм. N 1).
3.7. В помещениях хранилищ рекомендуется:
не реже одного раза в неделю проводить уборку пылесосом;
не реже одного раза в месяц проводить влажную уборку.
3.8. С целью выявления механических, физико-химических и биологических дефектов на микроформах, появляющихся в процессе хранения, а также изменений качества фотографического изображения необходимо осуществлять контроль за состоянием микроформ. Указанный контроль всех принятых на хранение микроформ проводят по усмотрению держателя микроформ через год или через 5 лет после приема их в хранилище. Вторую проверку проводят через 5 лет. Последующие проверки - не реже одного раза в 10 лет.
(Измененная редакция, Изм. N 1, 3).
3.9. При хранении микроформ необходимо следить за состоянием упаковок. При обнаружении повреждений на упаковках, грозящих повреждению микроформ или затрудняющих пользование ими, упаковки подлежат немедленной замене.
3.10. При осуществлении технического и физико-химического контроля микроформ проверяется:
состояние упаковки микроформы: отсутствие деформированности, коррозии, загрязненности;
соответствие требованиям ГОСТ 13.1.102 в части качества фотографического изображения;
отсутствие дефектов биологического и химического происхождения;
состояние поверхностей серебряно-желатинного слоя с изображением и основы: отсутствие на них механических повреждений, загрязнений, точек, пятен и т.п.
Устранение всех выявленных дефектов должно осуществляться в кратчайшие сроки, не превышающие месяца со времени проверки.
3.9, 3.10. (Измененная редакция, Изм. N 1).
4. ПОРЯДОК ПОЛЬЗОВАНИЯ МИКРОФОРМАМИ В ПРОЦЕССЕ ИХ ХРАНЕНИЯ
4.1. Микроформы долговременного и постоянного сроков хранения после выноса их из хранилища необходимо выдерживать при температурно-влажностных условиях рабочих помещений (при температуре 18-20 °С и относительной влажности до 60%) не менее 3 ч в закрытых коробках, а затем в открытых коробках не менее 3 ч для долговременного срока хранения и не менее 10 ч для микроформ постоянного срока хранения с целью предотвращения конденсации влаги на микроформах и их механических повреждений.
4.2. Рабочее место, на котором проводится работа с микроформами, должно быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов.
4.3. Работа с микроформами должна осуществляться в перчатках из неэлектризующихся и неворсистых материалов.
4.4. Микроформы следует брать за края, не касаясь поля изображения.
4.5. Перемотку микроформ следует осуществлять равномерно, без рывков, не допуская образования выступающих витков.
Скорость перемотки пленки после акклиматизации должна быть не более 10 м/мин. Выравнивание выступающих витков пленки по торцу рулона не допускается.
4.1-4.5. (Измененная редакция, Изм. N 1).
4.6. Конец и свободные витки пленки при перемотке опускать на пол не допускается.
4.7. Микроформы долговременного и постоянного сроков хранения не допускается оставлять не защищенными от воздействия прямого дневного света.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
4.8. Микроформы, выданные из хранилища для работы, не должны оставаться на ночь в рабочих помещениях.
(Введен дополнительно, Изм. N 3).
5. ТРЕБОВАНИЯ К МИКРОФОРМАМ, ПРЕДНАЗНАЧЕННЫМ ДЛЯ ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ
5.1. Микроформы долговременного и постоянного сроков хранения перед транспортированием должны пройти акклиматизацию в соответствии с разд.4.
5.2. Микроформы, предназначенные для транспортирования, должны быть упакованы так, чтобы обеспечивалась их сохранность и исключалась возможность перемещения и ударов микроформ внутри упаковки, образования конденсата, проникновения влаги, пыли и солнечных лучей.
5.3. Отправляемая партия микроформ, упакованная в коробки в соответствии с требованиями ГОСТ 13.1.505, ГОСТ 4097, и в конверты по ГОСТ 13.1.507, перед транспортированием должна быть вложена в пакеты из влагонепроницаемого материала и уложена в тару по ГОСТ 4430 или другую упаковку, отвечающую требованиям настоящего раздела.
Разд.5. (Измененная редакция, Изм. N 1).
ПРИЛОЖЕНИЕ. (Исключено, Изм. N 3).