ГОСТ 13.1.101-93
Группа Т71.1
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
Репрография. Микрография
МИКРОФИЛЬМ ДОКУМЕНТА НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА
Порядок изготовления, учета, хранения и применения
Reprography. Micrography. Microfilm of document with the status of original. Order of manufacture, registration, storage and application
ОКС 37.080.00*
ОКСТУ 0013
____________________
* В указателе "Национальные стандарты" 2008 г.
ОКС 37.080. - Примечание изготовителя базы данных.
Дата введения 1997-01-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Научно-исследовательским институтом репрографии (НИИР), Всероссийским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Российским научно-исследовательским центром космической документации (РНИИЦКД), Техническим комитетом по стандартизации ТК 185 "Репрография"
ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 15.03.94 (отчет Технического секретариата N 1)
За принятие проголосовали:
Наименование государства | Наименование национального органа по стандартизации |
Азербайджанская Республика | Азгосстандарт |
Республика Беларусь | Белстандарт |
Киргизская Республика | Киргизстандарт |
Республика Молдова | Молдовастандарт |
Российская Федерация | Госстандарт России |
Туркменистан | Туркменгосстандарт |
Украина | Госстандарт Украины |
3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 22 февраля 1996 г. N 90 межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101-93 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 1997 г.
4 ВЗАМЕН ГОСТ 13.1.101-79
1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящий стандарт распространяется на микрофильмы документов на правах подлинников - микрофильмы, изготовленные в результате непосредственной съемки документа-подлинника на микрографической пленке, имеющие отличительный символ и предназначенные для рабочего использования и временного или постоянного хранения в архивах: учреждений, организаций, предприятий и объединений предприятий (далее - предприятий), отнесенных к государственной и муниципальной собственности, предприятий с иной формой собственности и общественных объединений, если они хранят документы государственной части Архивного фонда страны, а также для постоянного хранения в государственных архивах взамен документов-подлинников. Стандарт устанавливает требования к организации и содержанию работ по изготовлению, учету, хранению и применению микрофильмов.
Микрофильм документа на правах подлинника обладает юридической силой подлинника при аннулировании и уничтожении документа-подлинника.
Стандарт не распространяется на микрофильмы страхового фонда, микрофильмы, полученные на выходе из ЭВМ, а также реверсивные микрофильмы, свойства которых позволяют осуществлять многократное воспроизведение и стирание микроизображения на одном и том же участке.
Требования 4.1-4.10; 4.12; 4.14; 4.15; 5.1-5.4; 6.1-6.5; 7.1-7.4; 8.1-8.2 настоящего стандарта являются обязательными, остальные требования стандарта являются рекомендуемыми.
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.102-68 ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.103-68 ЕСКД. Стадии разработки
ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам
ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам
ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные
ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения
ГОСТ 3.1102-81 ЕСТД. Стадии разработки и виды документов
ГОСТ 3.1127-93 ЕСТД. Общие правила выполнения текстовых технологических документов
ГОСТ 3.1128-93 ЕСТД. Общие правила выполнения графических технологических документов
ГОСТ 3.1129-93 ЕСТД. Общие правила записи технологической информации в технологических документах на технологические процессы и операции
ГОСТ 6.38-90* УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
________________
* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 6.30-2003, здесь и далее по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.
ГОСТ 7.65-92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению
ГОСТ 13.1.002-80* Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы
________________
* На территории Российской Федерации действует ГОСТ 13.1.002-2003, здесь и далее по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.
ГОСТ 13.1.101-93 Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения
ГОСТ 13.1.102-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля
ГОСТ 13.1.104-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений
ГОСТ 13.1.105-91 Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы
ГОСТ 13.1.109-89 Репрография. Микрография. Микроформы технической документации. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.110-89 Репрография. Микрография. Микрофильмы газет рулонные. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.111-89 Репрография. Микрография. Микрофиши отчетов о НИР. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.112-89 Репрография. Микрография. Микрофиши нормативно-технических документов. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.114-90 Репрография. Микрография. Микрофиши каталогов. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.116-90 Репрография. Микрография. Микрофиши периодических изданий. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.202-88 Репрография. Микрография. Символы и трафареты. Общие требования
ГОСТ 13.1.204-85 Репрография. Микрография. Внесение изменений в микроформы
ГОСТ 13.1.205-85 Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета
ГОСТ 13.1.207-86 Репрография. Микрография. Обозначение микроформ и микрофильмов. Типовые структуры обозначений и условия их применения
ГОСТ 13.1.502-74 Репрография. Микрография. Аппараты копировально-увеличительные. Типы
ГОСТ 19.101-77 ЕСПД. Виды программ и программных документов
ГОСТ 19.102-77 ЕСПД. Стадии разработки
ГОСТ 19.105-78 ЕСПД. Общие требования к программным документам
ГОСТ 19.106-78 ЕСПД. Требования к программным документам, выполненным печатным способом
ГОСТ 21.101-93* СПДС. Основные требования к рабочей документации
________________
* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 21.1101-2009, здесь и далее по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.
ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем
ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Автоматизированные системы. Стадии создания
3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
архивный фонд: Совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа;
государственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной и муниципальной собственностью;
негосударственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью общественных объединений и организаций, а также религиозных объединений и организаций или находящиеся в частной собственности и представляющих собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность;
аннулирование: Изъятие из обращения с соответствующими отметками микрофильма-подлинника, микрофильма-дубликата или документа-подлинника без их уничтожения.
4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1 Основанием для изготовления и применения микрофильмов документов на правах подлинников (далее - микрофильмов-подлинников), а также аннулирование и уничтожение документов-подлинников является решение руководителя предприятия - держателя документа-подлинника, оформленное распорядительным документом.
Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов постоянного срока хранения должно быть согласовано с учреждением государственной архивной службы (ГАС), курирующим данное предприятие.
Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов-подлинников, имеющих оборонное значение, должно быть согласовано с заказывающими управлениями.
4.2 Решением должны быть определены порядок и сроки проведения работ, а также план основных организационно-технических мероприятий, обеспечивающих реализацию решения, и ответственные исполнители, в том числе ответственные исполнители, проверяющие соответствие микрофильмов-подлинников документам-подлинникам.
4.3 План организационно-технических мероприятий по переводу документов предприятия на микрофильмы-подлинники должен содержать следующие основные виды работ:
- разработку, согласование и утверждение перечня документов-подлинников предприятия, подлежащих микрофильмированию, для замены микрофильмами-подлинниками (ПДП);
- организацию участка микрофильмирования (при выполнении работ на собственном предприятии);
- оснащение необходимым оборудованием участков хранения и использования микрофильмов;
- решение организационно-управленческих вопросов использования микрофильмов-подлинников, в том числе: разработку и корректировку стандартов предприятия, инструкций и положений, разработку, при необходимости, технического проекта служб микрофильмирования отдела технической документации;
- организацию работ по микрофильмированию документации, учету, хранению и применению микрофильмов-подлинников;
- организацию работ по аннулированию и уничтожению замененных документов-подлинников.
Если на предприятии действует система обработки документации на основе микрофильмирования, то тип микрофильма-подлинника должен соответствовать применяемым микрофильмам.
4.4 Исходным материалом для разработки ПДП являются номенклатура дел предприятия, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения и первичная учетная документация предприятия, перечень видов документов постоянного срока хранения, микрофильмы которых на правах подлинников подлежат передаче на государственное хранение (приложение А), а также действующие нормативно-методические документы, разработанные учреждениями ГАС (приложение Б).
4.5 ПДП составляют подразделения, обеспечивающие разработку и обработку документации на предприятии, с участием членов постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) данного предприятия. Функции головного исполнителя для технической документации при этом возлагают на отделы технической документации.
Если ЭК рассматривает документы, имеющие оборонное значение, то в ее состав входит представитель заказчика на предприятии.
4.6 Анализ исходных материалов, указанных в 4.4, проводят в порядке, установленном документами, приведенными в приложении Б.
4.7 Микрофильм-подлинник применяют:
- для всех видов документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности предприятий, приведенных в приложении А;
- для всех видов документов постоянного срока хранения в соответствии с 4.13 по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива;
- для всех видов документов временного срока хранения - в соответствии с решением руководителя предприятия - держателя документа-подлинника, кроме указанных в 4.10.
4.8 Все виды документов со сроками хранения от 5 до 75 лет, указанные в действующих нормативно-методических документах ГАС (приложение Б) и не подлежащие рассмотрению ЭПК государственного архива, разрешается включать в ПДП, заменять на микрофильм-подлинник, аннулировать и уничтожать в порядке, установленном настоящим стандартом.
4.9 В ПДП включают:
- документацию, образующуюся в управленческой деятельности, - после формирования в законченные дела;
- техническую документацию на изделия производства, объекты капитального строительства - после снятия продукции (изделия) с производства или сдачи объекта капитального строительства в эксплуатацию;
- документацию всех стадий научно-исследовательских, опытно-конструкторских работ, опытного производства, в которую не вносят изменения (имеется незначительное число изменений).
4.10 Не подлежат замене на микрофильм-подлинник:
- первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, финансовая и другая специальная документация, необходимая для ревизий, а также для начисления пенсий - в течение 10 лет;
- документы постоянного или временного сроков хранения, имеющие художественные, автографические, палеографические и другие особенности, которые не могут быть полностью воспроизведены на микрофильмах.
4.11 Документы всех видов, подвергающиеся изменениям, а также документы со сроком хранения до 5 лет к замене на микрофильм-подлинник не рекомендуются.
4.12 Разработчики составляют ПДП по форме приложения В, подписывают его и согласовывают при необходимости с заказчиком и (или) его представителем (для документов, имеющих оборонное значение), и, в случае, если в ПДП включены документы постоянного срока хранения, с ЭПК государственного архива или иного учреждения ГАС, курирующих данное предприятие.
4.13 Предприятиям с частной и иной формами собственности, а также общественным объединениям при передаче ими на государственное хранение документов негосударственной части Архивного фонда страны разрешается передаваемые документы заменять на микрофильмы-подлинники.
Государственный учет и экспертизу ценности указанных документов проводят в порядке, устанавливаемом ГАС.
4.14 Микрофильмирование документов в целях изготовления микрофильмов-подлинников осуществляют силами как своего предприятия, так и сторонних предприятий с соблюдением требований настоящего стандарта.
4.15 Подготовку и передачу микрофильмов-подлинников и их дубликатов на государственное хранение осуществляют в соответствии с требованиями ГОСТ 7.65 и действующих нормативно-методических документов ГАС (приложение Б).
На государственное хранение передают микрофильм-подлинник и два дубликата.
5 ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ И ИХ ЗАЩИТЫ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННЫХ ДЕЙСТВИЙ
5.1 Требования к микрофильму-подлиннику
5.1.1 Микрофильмы-подлинники изготавливают в виде рулонных микрофильмов типоразмеров МР-16 и МР-35 по ГОСТ 13.1.104, микрофильмов в отрезке типоразмеров МО-16 и МО-35 и микрофиш по ГОСТ 13.1.105.
5.1.2 Микрофильмы-подлинники должны удовлетворять требованиям ГОСТ 13.1.102; ГОСТ 13.1.104; ГОСТ 13.1.105; ГОСТ 13.1.109 (в части требований к рулонным микрофильмам), ГОСТ 13.1.110; ГОСТ 13.1.111; ГОСТ 13.1.112; ГОСТ 13.1.114; ГОСТ 13.1.116 и требованиям настоящего стандарта.
5.1.3 Микрофильм-подлинник изготавливают в одном экземпляре. С микрофильма-подлинника допускается изготавливать не более трех дубликатов микрофильма-подлинника.
5.1.4 Для изготовления микрофильма-подлинника и его дубликатов используют:
- галогенидосеребряные пленки - в случае, если микрофильм-подлинник и его дубликаты подлежат долговременному или постоянному хранению;
- диазотипные пленки - для изготовления дубликатов микрофильма-подлинника, подлежащих временному хранению;
- другие типы пленок (например электрофотографическую) - в случае, если микрофильм-подлинник подлежит временному хранению и обеспечивается срок его хранения, соответствующий сроку хранения документа-подлинника.
5.1.5 Микрофильм-подлинник должен иметь отличительный символ, представляющий собой прописную букву "П" русского алфавита по ГОСТ 2.304 (буква без наклона, размер шрифта 3,5) в окружности диаметром 5 мм (рисунок 1).
Рисунок 1
5.1.6 Параметры трафаретов символов в зависимости от масштаба уменьшения изображения должны соответствовать приведенным в таблице 1.
Таблица 1
В миллиметрах
Масштаб уменьшения изображения | Диаметр окружности | Высота буквы |
1:7,4 | 37 | 26 |
1:10,5 | 52 | 37 |
1:14,8 | 74 | 52 |
1:21,0 | 105 | 74 |
1:24,0 | 120 | 84 |
1:29,7 | 148 | 105 |
1:42,0 | 210 | 147 |
1:48,0 | 240 | 168 |
5.1.7 Отличительный символ располагают:
- в начале и конце рулона, отрезка, в центре отдельных кадров по ГОСТ 13.1.104 - на микрофильме рулонном и микрофильме в отрезке;
- в правом верхнем углу поля заголовка или кодового поля на микрофише по ГОСТ 13.1.105.
5.1.8 На дубликате микрофильма-подлинника, изготовленном с микрофильма-подлинника, отличительный символ должен иметь отверстия (перфорации), определяющие его порядковый номер (рисунок 2):
Рисунок 2
Требования к отверстиям перфораций - по ГОСТ 13.1.204.
5.2 Требования к документу-подлиннику
Документы-подлинники, подлежащие замене на микрофильм-подлинник, должны соответствовать общим требованиям и нормам ГОСТ 13.1.002 и требованиям:
- ГОСТ 2.004; ГОСТ 2.102; ГОСТ 2.103; ГОСТ 2.105; ГОСТ 2.109 - для конструкторских документов;
- ГОСТ 2.004; ГОСТ 3.1102; ГОСТ 3.1104*; ГОСТ 3.1127; ГОСТ 3.1128; ГОСТ 3.1129 - для технологических документов;
________________
* Соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.
- ГОСТ 6.38 - для организационно-распорядительных документов;
- ГОСТ 19.101; ГОСТ 19.102; ГОСТ 19.105; ГОСТ 19.106 - для программных документов;
- ГОСТ 2.004; ГОСТ 21.101 - для проектных строительных документов;
- ГОСТ 34.201; ГОСТ 34.601 - для документов, используемых при создании автоматизированных систем.
На документах, не соответствующих требованиям данных стандартов, перед съемкой должны быть проставлены соответствующие символы по ГОСТ 13.1.202. Изменение и восстановление (ретуширование) документов-подлинников с целью улучшить их читаемость перед съемкой не допускаются.
5.3 Требования к формам учета
5.3.1 Микрофильмы-подлинники следует изготавливать на основании заказа-наряда, оформленного в соответствии с приложением Г.
5.3.2 На основании ПДП на документы, отобранные для микрофильмирования, составляют перечень документов для микрофильмирования (ПДМ) по форме приложения Д.
5.3.3 Учет документов, пленки, микрофильмов, увеличенных бумажных копий и т.п. в процессе изготовления микрофильмов-подлинников, их дубликатов и внесения изменений в микрофильмы-подлинники осуществляют с помощью журнала учета по форме приложения Е.
5.3.4 На каждый изготовленный микрофильм-подлинник заполняют технический паспорт по форме приложения Ж.
5.4 Требования к методам контроля микрофильмов-подлинников
5.4.1 Методы контроля микрофильмов-подлинников - по ГОСТ 13.1.102 и ГОСТ 13.1.502.
5.4.2 При наличии дефектов в изготовленном микрофильме-подлиннике составляют дефектную ведомость по форме приложения И.
6 ПОРЯДОК УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ
6.1 Микрофильмы-подлинники и их дубликаты, принимаемые на хранение в архив предприятия, регистрируют в инвентарных книгах и учетных карточках по ГОСТ 13.1.205. При этом в графе "Обозначение" указывают обозначение микрофильма по ГОСТ 13.1.207 и адрес (местонахождение) микроизображения данного документа-подлинника в микрофильме.
В состав обозначения микрофильма-подлинника (дубликата микрофильма-подлинника) вводят отличительный символ П (Д1, Д2, Д3), который размещают перед первым знаком (знаковой группой).
6.2 Каждому микрофильму-подлиннику и его дубликатам присваивают одинаковый инвентарный номер, который проставляют в инвентарной книге, учетной карточке, в техническом паспорте и на таре (упаковке) для хранения микрофильма-подлинника. Для рулонного микрофильма и микрофильма в отрезке инвентарный номер располагают также на начальных и конечных ракордах, на микрофише - в кодовом поле заголовка.
6.3 Хранят микрофильмы-подлинники (дубликаты микрофильмов-подлинников) при нормальных климатических факторах внешней среды, установленных ГОСТ 15150 для изделий исполнения УХЛ категории 4.
Хранение микрофильмов-подлинников и их дубликатов, переданных на постоянное государственное хранение, - по ГОСТ 7.65.
Сроки хранения микрофильмов-подлинников должны быть те же, что и замененных ими документов-подлинников. Вопросы их дальнейшего применения (хранения, уничтожения) решают в порядке, установленном ГАС для документов-подлинников с учетом требований настоящего стандарта.
6.4 Применение на предприятии микрофильмов-подлинников для рабочего использования допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя предприятия-держателя микрофильма-подлинника с обязательной регистрацией в учетных карточках.
6.5 Дубликаты микрофильма-подлинника применяют следующие:
- контрольный - для восстановления микрофильма-подлинника в случае его утраты и порчи;
- остальные - для изготовления с них необходимого количества копий микрофильмов для рабочего использования, а также для воспроизведения увеличенных бумажных копий при внесении изменений.
7 ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ (ДОПОЛНЕНИЙ) В МИКРОФИЛЬМЫ-ПОДЛИННИКИ
7.1 При необходимости внесения изменений в микрофильм-подлинник технической документации с дубликата микрофильма-подлинника изготавливают увеличенную бумажную копию документа, подлежащего изменению. После внесения изменений (дополнений) в указанную копию изготавливают измененные кадры микрофильма-подлинника в соответствии с разделом 5.
7.2 С измененных кадров микрофильма-подлинника изготавливают не более трех дубликатов с обозначением их порядкового номера в соответствии с 5.1.8 для использования по 6.4-6.5.
7.3 В микрофильме-подлиннике и его дубликатах аннулируют соответствующие измененные кадры путем их просечки (компостирования) по ГОСТ 13.1.204.
7.4 По мере накопления изменений микрофильм-подлинник изготавливают вновь на единую микроформу (рулонный микрофильм, микрофиша).
Исходный микрофильм-подлинник и микрофильмы-подлинники, дополнявшие его при изменении, должны быть аннулированы и уничтожены. Аннулируют указанные микрофильмы-подлинники путем компостирования по ГОСТ 13.1.204 их отличительных символов.
Аналогичным образом аннулируют соответствующие дубликаты микрофильмов-подлинников.
8 ПОРЯДОК АННУЛИРОВАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ-ПОДЛИННИКОВ И МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ
8.1 Порядок аннулирования и уничтожения документов-подлинников
8.1.1 Все документы-подлинники, с которых изготовлены микрофильмы-подлинники, должны быть аннулированы. Допускается применять конструкторские и технологические документы-подлинники, имеющие хорошее физическое состояние, в качестве рабочих копий без аннулирования.
8.1.2 При аннулировании замененных документов-подлинников, дубликатов, копий (при их наличии) на всех аннулированных листах должен быть проставлен штамп "АННУЛИРОВАН. Заменен микрофильмом, инвентарный номер...".
При аннулировании всех листов сброшюрованного или переплетенного документа-подлинника штамп разрешается проставлять на титульном (заглавном) листе.
При переводе конструкторского или технологического документа-подлинника в рабочую копию на всех листах документа должен быть проставлен штамп "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" по ГОСТ 2.501.
8.1.3 Основанием для уничтожения аннулированных документов-подлинников являются решение руководителя предприятия (по 4.1) и сведения в ПДП о дальнейшем применении документов после замены их микрофильмами-подлинниками.
8.1.4 Уничтожение аннулированных документов-подлинников должно быть оформлено актами. Для научно-технической документации применяют акт по форме приложения К, для документации в управленческой деятельности - акт по форме приложения Л.
При выделении к уничтожению документов, имеющих оборонное значение, акты предприятия о выделении к уничтожению документов, приведенные в приложениях К и Л, согласовывают с заказчиком (или его представителем).
8.2 Порядок аннулирования и уничтожения микрофильмов-подлинников и их дубликатов
8.2.1 Микрофильмы-подлинники и их дубликаты, не подлежащие передаче на государственное хранение, по истечении сроков хранения (от 5 до 75 лет) аннулируют и уничтожают.
8.2.2 Аннулирование микрофильмов-подлинников и их дубликатов осуществляют в порядке, указанном в 7.4.
8.2.3 Уничтожение аннулированных микрофильмов-подлинников и их дубликатов оформляют актом по форме приложения М.
ПРИЛОЖЕНИЕ А (обязательное). ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ, МИКРОФИЛЬМЫ КОТОРЫХ НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА ПОДЛЕЖАТ ПЕРЕДАЧЕ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(обязательное)
Таблица А.1
Номер статьи по типовому перечню | Вид документа | Примечание |
1 Управленческая деятельность | ||
2б* | Постановления органов государственной (законодательной и исполнительной) власти, органов местного самоуправления и общественных объединений (в других организациях) | Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, только при поступлении в разные с организациями-разработчиками госархивы |
3б* | Постановления, распоряжения правительства страны и региональных органов государственной (исполнительной) власти (в других организациях) | То же |
7б* | Постановления, решения профсоюзных органов и учреждений, организаций, предприятий, объединений предприятий (в других организациях) | " |
8б* | Постановления, решения, распоряжения центральных и региональных органов общественных объединений (в других организациях) | " |
12б* | Постановления, решения, протоколы стенограммы заседаний коллегий министерств, ведомств, документы (справки, доклады, докладные записки) к ним (в других организациях) | Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, только при поступлении в разные с проводящими организациями госархивы |
18б* | Постановления, решения, распоряжения, рекомендации, протоколы, стенограммы постоянно действующих научных, экспертных, методических, консультативных и других комитетов, комиссий, советов, секций организаций (в других организациях) | Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, только при поступлении в разные с проводящими организациями госархивы |
21б* | Правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации (по месту разработки) | Микрофильмируют документы руководящего органа при поступлении в один госархив |
24а* | Документы (доклады, справки, обзоры, акты) о проверке выполнения законов и указов законодательных органов, постановлений и распоряжений органов государственной (исполнительной) власти и органов местного самоуправления | Микрофильмируют документы по месту проверки при поступлении в один госархив |
25а* | Документы (программы, доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверке выполнения постановлений и решений коллегий, приказов, указаний министерств, ведомств и других организаций | То же |
27а* | Документы (доклады, докладные записки, справки, акты) ревизий и обследований учреждений, организаций, предприятий, объединений предприятий контрольными органами государственной (законодательной и исполнительной) власти общественного, финансового и ведомственного контроля (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных статьей 333*) | Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации по месту проведения ревизий и обследований при поступлении в один госархив |
32* | Обзоры предложений, заявлений, жалоб граждан | Микрофильмируют документы по месту их составления при поступлении в один госархив |
33* | Документы (аналитические справки, докладные записки, анализы) о состоянии работы по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб граждан | Микрофильмируют документы по месту их составления при поступлении в один госархив |
36а* | Типовые уставы и положения учреждений, организаций (в том числе общественных), предприятий, объединений предприятий | Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, по месту их составления и утверждения при поступлении в один госархив |
40а* | Структуры и организационно-административные схемы построения центральных и местных органов системы, схемы организации управления и объяснительные записи к ним | То же |
43а* | Списки (сеть) организаций системы | Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, по месту утверждения при поступлении в один госархив |
45* | Перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегий министерств и ведомств | То же |
48* | Сведения об учреждениях, их функциях и структуре, составляемые для внутригосударственных и международных справочников, указателей | " |
49* | Документы (исторические и тематические обзоры деятельности системы, исторические справки, газетные, журнальные статьи и заметки) по истории организаций | " |
55а* | Типовые положения о правах и обязанностях должностных лиц, должностные инструкции | Микрофильмируют документы по месту утверждения |
68* | Документы (доклады, стенограммы, протоколы, тезисы докладов, приветствия) об организации и проведении профессиональных праздников, торжеств, вручении наград | Микрофильмируют документы по месту проведения мероприятий |
72* | Документы (обязательства, договоры, докладные записки, справки, планы, отчеты) о шефстве организаций над совхозами, колхозами, учебными заведениями, интернатами и др. учреждениями | То же |
94а* | Типовые и примерные номенклатуры дел | Микрофильмируют документы по месту утверждения |
95а* | Номенклатуры дел (согласованные) | Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности учреждений, организаций, предприятий |
99а* | Классификаторы дел и документов | Микрофильмируют документы по месту составления |
105* | Указатели, картотеки к постановлениям, приказам, указаниям, правилам, инструкциям, положениям | То же |
121а* | Перечни документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и документов, подлежащих приему в госархивы | Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данных организаций, по месту утверждения |
124* | Тематические обзоры, справки, информационные письма о составе и содержании документов | Микрофильмируют документы при ликвидации организации и передаче документов в госархив |
133а* | Перечни показателей и форм к разработке проектов государственных, долгосрочных и среднесрочных планов развития страны и регионов | Микрофильмируют документы по месту их составления |
142* | Переписка о разработке, согласовании и ходе выполнения комплексных целевых программ | Микрофильмируют документы, отобранные ЭПК на госхранение |
177* | Сводные таблицы производственных мощностей по отраслям промышленности, предприятиям и объединениям предприятий | То же |
183* | Анализы, обзоры по технико-экономическим показателям отрасли народного хозяйства, предприятий, организаций | Микрофильмируют: документы, относящиеся к деятельности данной организации, по месту их составления |
193а* | Прейскуранты, ценники | Микрофильмируют; документы, относящиеся к деятельности данной организации, по месту их утверждения |
200а* | Сборники тарифов | То же |
237* | Докладные записки, справки об утверждении уставных фондов учреждений, организаций, предприятий, объединений предприятий | " |
240* | Документы (представления, докладные записки, обоснования, сведения) об образовании и дальнейших изменениях в составе и характере спецфондов | Микрофильмируют документы, отобранные ЭПК на госхранение |
242* | Экономические нормативы (нормативы оборотных средств, нормативы распределения прибыли и др.) и расчеты к ним | То же |
265* | Документы (планы, обоснования, справки, расчеты) о совершенствовании аппарата управления, утверждении предельных ассигнований и их изменений | " |
307* | Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов | Микрофильмируют документы по месту их разработки |
356* | Документы (нормативы численности, типовые структуры аппарата, аналитические таблицы, расчеты, доклады, справки) о совершенствовании структуры аппарата управления | Микрофильмируют документы по месту их разработки |
359а* | Отраслевые перечни профессий | Микрофильмируют документы по месту их разработки и утверждения |
361а* | Документы (отраслевые рекомендации, психофизиологические нормы, профессиограммы) о диагностике профпригодности | То же |
361* | Документы (обзоры, справки, докладные записки) об организации труда на предприятиях, объединениях предприятий при совмещении профессий | " |
368а* | Типовые коллективные договоры | Микрофильмируют документы по месту их составления и утверждения |
382а* | Типовые нормативы по труду | Микрофильмируют документы по месту их разработки и утверждения |
383а* | Нормы выработки и расценок | То же |
387а* | Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки | " |
406* | Списки предприятий, объединений предприятий по категориям и группам оплаты труда | " |
423а* | Перечни производств, профессий и должностей, работа в которых исключает применение труда женщин и подростков | Микрофильмируют документы по месту их составления и утверждения |
427а* | Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварии | То же |
443а* | Нормы специальной одежды и обуви, предохранительных приспособлений, специального питания | " |
489* | Сведения об итогах распределения квалифицированных рабочих | Микрофильмируют документы по месту их составления и утверждения |
497а* | Перечни номенклатурных должностей по министерствам, ведомствам и другим организациям | Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации, по месту утверждения |
513* | Списки, картотеки учета номенклатурных работников | Микрофильмируют документы по месту составления |
554* | Профили учебных заведений | То же |
557* | Паспорта учебных заведений | " |
568а* | Учебные планы учебных заведений, курсов | Микрофильмируют годовые планы по месту составления |
569а* | Учебные программы по общеобразовательным и специальным дисциплинам, программам вступительных экзаменов в учебные заведения | Микрофильмируют документы, относящиеся к деятельности данной организации по месту утверждения |
572а* | Планы работы факультативов, кафедр, отделений высших и средних специальных учебных заведений | Микрофильмируют годовые документы |
576а* | Отчеты учебной части | То же |
593* | Протоколы комиссий по защите дипломных проектов и работ | " |
594а* | Отчеты экзаменационных комиссий о проведении экзаменов | " |
595* | Отчеты государственных экзаменационных комиссий и комиссий по защите проектов и дипломных работ | " |
624* | Документы (доклады, обзоры, справки) о работе аспирантуры | |
629а* | Списки научных направлений и проблем для выбора тем диссертационных работ | Микрофильмируют документы по месту составления |
795а* | Документы (информации, докладные записки, справки) о состоянии культурно-массовой работы среди трудящихся | То же |
874а* | Аналитические обзоры (доклады) научно-технической информации | " |
903а* | Перспективные тематические планы выпуска изданий | " |
904а* | Тематические планы выпуска изданий | Микрофильмируют сводные годовые документы по месту составления |
934* | Списки вышедших изданий | То же |
937* | Обзоры рецензий | " |
960* | Журналы, картотеки учета посещений организаций представителями зарубежных стран | " |
978* | Конъюнктурные обзоры по экспортным и импортным поставкам | " |
986* | Списки поставщиков и потребителей, схемы прямых хозяйственных связей с поставщиками и потребителями | " |
995* | Сводные данные о распределении и реализации фондов на сырье и товары | " |
1115* | Конъюнктурные обзоры о состоянии и работе транспорта | Микрофильмируют документы по месту их составления |
1119а* | Условия по перевозке грузов | Микрофильмируют документы по месту составления и утверждения |
1235* | Планы реализации критических замечаний и предложений, принятых по отчетным документам на отчетно-выборных конференциях, совещаниях | То же |
2 Научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа | ||
2.1 Организация и координация НИР и ОКР | ||
1273* | Технические описания и документы к ним (расчеты, технические характеристики) | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
1276* | Годовые тематические планы НИР, ОКР и ПКР и опытно-технологические работы (ОТР) | То же |
1277* | Координационные планы о решении основных научно-технических проблем | " |
1234* | Информационные и информационно-аналитические отчеты о НИР и ОКР | " |
1285* | Технические отчеты о НИР по стандартизации с приложениями | " |
1286* | Отчеты о научных командировках и экспедициях | " |
1298* | Паспорта, аннотации, рефераты и регламенты на НИР и ОКР |
|
1299* | Перечни (списки) выполненных НИР, ОКР, ПКР и ОТР | " |
1303* | Стенограммы заседаний НТС и документы к ним (списки участников, тезисы докладов и т.д.) | " |
1304* | Перечни, характеристики работ, представленных на соискание международных, государственных и именных премий | " |
1329* | Справки о соответствии технических требований техническим заданиям государственным и отраслевым стандартам | " |
2.2 Научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа | ||
2** | Научные доклады | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
3*** | Технико-экономические доклады (ТЭД) и записки (ТЭЗ) | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
8** | Отчеты о внедрении результатов НИР | То же |
12** | Информационные карты и обзоры НИР | " |
14** | Отзывы, заключения и рецензии на отчеты о НИР, ОКР и ОТР | " |
16** | Заключения по механизации и автоматизации производственных процессов | " |
18** | Сборники научных трудов, не прошедшие регистрацию в Книжной палате | " |
3 Конструкторские разработки | ||
1317* | Технические предложения по разработке проектов изделий | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
1318* | Эскизные проекты (ЭП) на все виды изделий и протоколы по их рассмотрению и утверждению | То же |
117** | Агротехнические требования | " |
118** | Зоотехнические требования | " |
122.15** | Ведомости держателей подлинников | " |
122.16** | Ведомости ссылочных документов | " |
122.17** | Ведомости покупных изделий | " |
122.18** | Утвержденные технические условия | " |
122.19** | Расчеты по экономической эффективности изделий | " |
122.20** | Патентный формуляр с экспертным заключением и информационной картой | " |
122.21** | Руководство по эксплуатации изделий или техническое описание и инструкция по эксплуатации | " |
1368* | Формуляры и паспорта на опытные образцы изделий (по месту разработки) | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
1335* | Карты технического уровня и качества изделий | То же |
122.34** | Программа и методика испытаний комплекса средств автоматизации проектирования | " |
122.24** | Методические указания и инструкции по испытанию опытных образцов изделий | " |
1351* | Технические условия по испытанию опытных и серийных образцов изделий (по государственному испытанию) | " |
1327* | Отчеты по конструкторской отработке проектов изделий | " |
1356* | Документы (расчеты, таблицы, протоколы, анализы, заключения, докладные записки) об изготовлении и испытании опытных образцов изделий, контрольно-испытательных приборов, средств автоматизации и оборудования (по изделиям, принятым к серийному производству) | " |
122.29** | Инструкция по введению массивов данных | " |
122.30** | Каталог базы данных | " |
122.31** | Текст программы | " |
122.32** | Описание языка | " |
122.33** | Положение о службе САПР | " |
122.35** | Программа и методика опытного функционирования системы (подсистемы) | " |
123** | Изготовление, отладка и испытание (акт о приемке или сдаче компонентов САПР и комплекта средств автоматизации проектирования) | " |
124.2** | Ввод в действие: | " |
4 Разработка технологических процессов | ||
125** | Типовые технологические инструкции, регламенты, описания | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
130** | Ведомость технологической оснастки | То же |
131** | Технологический паспорт | " |
133** | Спецификация основного технологического оборудования | " |
134** | Технологические характеристики и расчетные данные по обработке и сборке изделий | " |
135** | Технико-экономическая характеристика оборудования | " |
136** | Альбомы технологических процессов (описание технологического процесса, эскиза, маршрутная карта, ведомость оснастки и др.) | " |
1781* | Технологические карты и описания технологических процессов | " |
1782* | Технологические регламенты, рецептуры | " |
1788* | Карты уровня аттестуемой продукции | " |
1837* | Ведомости деталей (сборочных единиц) к типовым технологическим процессам | " |
1842* | Нормы допусков отклонений от технических нормативов (по месту составления) | " |
1854* | Производственно-технические паспорта на машины, оборудование, механизмы, приборы и инструменты | " |
1917* | Отчеты о модернизации технологического оборудования | " |
5 Проектирование, строительство, реконструкция | ||
5.1 Организация проектных и строительных работ | ||
1438* | Пояснительные записки, расчеты по комплексному строительству | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
1461* | Протоколы технических совещаний по проектированию, строительству и реконструкции объектов | То же |
1470* | Журналы учета утвержденных проектов капитального строительства и сметной стоимости | " |
5.2 Проектно-изыскательская работа | ||
1471* | Задания на проектно-изыскательские работы | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
1472* | Документы (докладные записки, акты об обследовании, расчеты, заключения) о проведении проектно-изыскательских работ по выбору земельных объектов | То же |
1478* | Технические условия на проектно-изыскательские работы | Микрофильмируют документы по месту составления и утверждения |
1484* | Документы (планы, расчеты, схемы, справки, картограммы) на изыскательские работы на объекты, осуществленные строительством) | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
1486* | Технические отчеты об инженерно-геологических изысканиях на объекты, осуществленные строительством | То же |
1524* | Генеральные сводные сметы к проектам планировки и застройки городов и других населенных пунктов | " |
5.3 Проектирование объектов капитального строительства | ||
1528* | Протоколы по рассмотрению и утверждению проектных заданий и смет на строительство новых и реконструкцию действующих объектов (по месту проектирования и утверждения) | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
1532* | Пояснительные записки с приложениями к проектам генеральных планов промышленных предприятий | То же |
1545* | Паспорта и каталожные листы типовых проектов | " |
1546* | Заключения по типовым и индивидуальным проектам (по месту проектирования) | " |
1549* | Альбомы чертежей типовых конструкций | " |
1555* | Технические заключения по строительным конструкциям зданий и сооружений | Микрофильмы принимают от проектных организаций |
1558* | Перечни и каталоги действующих проектов конструкций | Микрофильмы принимают в составе фонда Центрального института типовых проектов (ЦИТП) |
1560* | Классификаторы и модификаторы типовых проектов | То же |
1561* | Номенклатуры типовых конструкций | " |
1566* | Дело проекта (заключения, экспертизы, копии, приказов, протоколов, справки и др.) | Микрофильмируют документы по месту разработки |
5.4 Экспертиза проектов и смет | ||
1576* | Годовые отчеты по экспертизе проектов и смет | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
1579* | Доклады и обзоры по обобщению результатов экспертизы проектов и смет на строительство (реконструкцию) объектов | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
1580* | Заключения и обоснования по экспертизе ТЭО, проектов и смет на строительство новых и реконструкцию действующих объектов | То же |
1581* | Заключения и переписка об экспертизе ТЭО и проектов на строительство предприятий и объектов на основе комплексных соглашений и контрактов с фирмами зарубежных стран | " |
1583* | Заключения и переписка по экспертизе типовых и экспериментальных проектов | " |
5.5 Строительство и реконструкция | ||
1590* | Технические условия по строительству | Микрофильмируют документы по месту составления |
1592* | Документы (протоколы, доклады, справки) о ликвидации и консервации строительства | Микрофильмы поступают на госхранение от организации-разработчика |
1595* | Титульные списки по капитальному строительству, утвержденные органами государственной (исполнительной) власти | То же |
1612* | Перечни объектов экспериментального и показательного строительства | " |
1641* | Технические требования на производство подземных работ | Микрофильмируют документы по месту составления |
1643* | Акты по производству подземных работ (котлованы, фундаменты, подземные сооружения) | Микрофильмируют документы по месту проведения работ |
_______________ | ||
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (обязательное). ДЕЙСТВУЮЩИЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(обязательное)
1 Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. - М., 1987.
2 Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М., 1989.
ПРИЛОЖЕНИЕ В (обязательное). ФОРМА ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ-ПОДЛИННИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ, ПОДЛЕЖАЩИХ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЮ, ДЛЯ ЗАМЕНЫ МИКРОФИЛЬМАМИ-ПОДЛИННИКАМИ (ПДП)
ПРИЛОЖЕНИЕ В
(обязательное)
Информационные элементы | УТВЕРЖДАЮ | ||
должность руководителя, | |||
наименование предприятия | |||
Личная | Расшифровка подписи | ||
Дата | |||
Перечень документов-подлинников предприятия, подлежащих микрофильмированию, для замены микрофильмами-подлинниками (ПДП)
Обозначение документов, изделий, дел и т.д. | Наименование документов | Объем документов в листах формата | Срок хранения документов | Применение документов после замены (уничтожить, перевести в рабочую копию) | Примечание* | ||||
А4 | A3 | А2 | А1 | А0 | |||||
1 | |||||||||
В перечень включено | документов с N по N | |||
цифрами и прописью | ||||
Исполнители, должности | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||
СОГЛАСОВАНО** | |||||
Председатель ЭПК | |||||
Личная подпись | Расшифровка подписи | ||||
Дата | |||||
СОГЛАСОВАНО** | СОГЛАСОВАНО*** | ||||
Директор государственного | Заказчик (представитель заказника) | ||||
Личная подпись | Расшифровка подписи | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||
Дата | Дата | ||||
________________
* В графе "Примечание" допускается делать отметки о неполном соответствии документа-подлинника требованиям ГОСТ 13.1.002.
** Согласование проводят в случае, если В ПДП включены документы постоянного срока хранения.
*** Согласование проводят в случае, если в ПДП включены документы, имеющие оборонное значение.
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (обязательное). ФОРМА ЗАКАЗА-НАРЯДА НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ И ИХ ДУБЛИКАТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
(обязательное)
Заказ-наряд N_____________
на изготовление микрофильмов-подлинников и их дубликатов
Шифры видов работ: |
Да™ | Отдел | Основание для проведения работ |
Наименование
документа
Шифр работ | Документ | Количество листов | Кратность | Вид микрофильма | Количество | ||||
Фор- | Вид | кадров | микрофильмов | увеличенных копий | |||||
на бумаге | на | ||||||||
Начальник отдела | Личная подпись | Расшифровка подписи |
Отметки о выполнении технологических операций изготовления и контроля микрофильма-подлинника и его дубликатов
Наименование операции | Отметка | Подпись | Дата | Примечание | |
1 Подготовка к микрофильмированию | |||||
2 Съемка микрофильма-подлинника | |||||
3 Химико-фотографическая обработка (ХФО) микрофильма-подлинника | |||||
4 Контроль качества микрофильма- подлинника | |||||
5 Изготовление дубликата микрофильма-подлинника | первого | ||||
второго | |||||
третьего | |||||
6 Контроль качества микрофильма | подлинника | ||||
дубликата | |||||
7 Изготовление дубликата микрофильма-подлинника на галогенидосеребряной пленке | Копирование | ||||
ХФО | |||||
8 Изготовление копий микрофильма на диазопленке | |||||
9 Контроль качества микрофильмов | дубликатов | ||||
текущего использования | |||||
10 Изготовление увеличенных копий | Копирование | ||||
Резка | |||||
11 Контроль качества | микрофильмов | ||||
увеличенных копий | |||||
Работу принял | Расшифровка подписи | |
личная подпись, дата | ||
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (обязательное). ФОРМА ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ (ПДМ)
ПРИЛОЖЕНИЕ Д
(обязательное)
ПЕРЕЧЕНЬ
документов для микрофильмирования (ПДМ)
Заказ-наряд N _______________ Лист ______________________ Листов | ||||
Наименование документа (комплекта) | ||||
| ||||
Тип микрофильма | ||||
Обозначение документа, части документа | Обозначение микрофильма, порядковый номер кадра в рулонном микрофильме или координата в микрофише | Количество | Примечание |
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (обязательное). ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА
ПРИЛОЖЕНИЕ Е
(обязательное)
Журнал учета
Дата поступления заказа и его номер | Наименование и индекс документа | Обозначение документа (микрофильма) | Объем выполненной работы (лист, пог. м, шт. и т.д.) |
2 | 3 | 4 | |
Продолжение
Отметка о выполнении заказа | Отметка о передаче заказа | Примечание | ||
Подпись | Дата | Подпись | Дата | |
5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (обязательное). ФОРМА ТЕХНИЧЕСКОГО ПАСПОРТА МИКРОФИЛЬМА-ПОДЛИННИКА И ЕГО ДУБЛИКАТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж
(обязательное)
гриф ограничения доступа к документу | |||||||||
Инв. N | |||||||||
ТЕХНИЧЕСКИЙ ПАСПОРТ | |||||||||
ИЗДЕЛИЕ | микрофильма-подлинника | ||||||||
обозначение микрофильмов | |||||||||
Тип микрофильма | |||||||||
МР, МО, МФ | |||||||||
Микрофильм состоит из | |||||||||
количество МР, МО, МФ | |||||||||
Вид документации | Адрес хранения | ||||||||
(ТД, КД и т.д.) | поисковый шифр микрофильмов | ||||||||
Технический паспорт оформляют на каждый рулонный микрофильм, микрофишу (комплект микрофиш), изготовленные в соответствии с ГОСТ 13.1.101. Технический паспорт является неотъемлемой частью микрофильма-подлинника. | |||||||||
Предприятие-изготовитель микрофильма-подлинника | |||||||||
наименование предприятия, адрес | |||||||||
Предприятие-держатель микрофильма-подлинника | |||||||||
наименование предприятия, адрес | |||||||||
Документы-подлинники аннулированы | |||||||||
"__" ______________ 19 г. | Расшифровка подписи | ||||||||
личная подпись, дата | |||||||||
Документы-подлинники уничтожены по акту N _____________________________________ | |||||||||
"__" ______________ 19 г. | Расшифровка подписи | ||||||||
личная подпись, дата | |||||||||
Ж.1 Общий состав микрофильма-подлинника (дубликата микрофильма-подлинника) до и после внесения изменений
Обозначение документов, находящихся в микрофильме | Количество листов в документе (комплекте документов) по форматам и количество кадров (лист/кадр) | ||||
А4 | A3 | А2 | А1 | А0 | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Продолжение
Всего | Количество | Примечание, подпись и дата | |||
по грифам | |||||
СС | С | ДСП | НС | ||
7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Ж.2 Данные об изготовлении микрофильма-подлинника (МР-П, МФ-П), его допечатков (Доп.) и изменении к микрофильму-подлиннику (Изм.)
Технические параметры | МР-П, МФ-П | Доп. | Изм. |
1 Микрофильмирующий аппарат | |||
2 Масштаб уменьшения изображения | |||
3 Пленка: | |||
марка | |||
ширина (размер, мм) | |||
4 Микрофильм имеет: | |||
всего микрофиш | |||
всего кадров, | |||
в том числе рабочих кадров | |||
допечаток | |||
в том числе трафаретов | |||
забракованных кадров, | |||
в том числе трафаретов | |||
5 Дополнительные сведения |
Должность | Личная подпись | Расшифровка подписи |
Результаты контроля качества микрофильма-подлинника (МР-П, МФ-П), допечатков (Доп.) и изменений (Изм. N) к микрофильму-подлиннику
а) оптическая плотность
Контролируемый кадр | Оптическая плотность | |||
по ГОСТ 13.1.102 | фактическая | |||
МР-П, МФ-П | Доп. | Изм. N | ||
б) предел читаемости 
или разрешающая способность 
Обозначение микрофильма | Масштаб уменьшения изображения | Контролируемый параметр | Значение показателя для контрольных кадров | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
МР-П, МФ-П | |||||||
Доп. | |||||||
Изм. N | |||||||
в) содержание остаточного тиосульфата: | |||
МР-П, МФ-П | |||
Доп. | |||
Изм. N | |||
г) наличие остаточных солей серебра: | |||
МР-П, МФ-П | |||
Доп. | |||
Изм. N | |||
д) наличие физико-механических дефектов: | |||
МР-П, МФ-П | |||
Доп. | |||
Изм. N | |||
Допущенные дефекты
Вид дефекта (описание) | Инвентарный номер (МР-П, МФ-П), кадра, координаты | Примечание |
Ж.3 Заключение ОТК о годности микрофильма-подлинника | |||||||
Микрофильм-подлинник | |||||||
инвентарный номер | |||||||
соответствует требованиям ГОСТ 13.1.102; ГОСТ 13.1.101 и признан годным к эксплуатации. | |||||||
Дата изготовления "___" _______________ 19__ г. | |||||||
М. П. | Начальник ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||||
Микрофильм-подлинник | |||||||
инвентарный номер | |||||||
с внесенными изменениями N __________________________________________ соответствует ГОСТ 13.1.102; ГОСТ 13.1.204; ГОСТ 13.1.101 и признан годным к дальнейшей эксплуатации. | |||||||
М. П. | Начальник ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||||
Микрофильм-подлинник | |||||||
инвентарный номер | |||||||
после изготовления с него дубликатов соответствует ГОСТ 13.1.102 и ГОСТ 13.1.101 и признан годным к дальнейшей эксплуатации. | |||||||
Начальник ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи | |||||
Ж.4 Данные об изготовлении дубликатов микрофильма-подлинника (Д1, Д2, Д3)
Технические параметры | Д1 | Д2 | Д3 |
Копировальный аппарат, тип, год выпуска | |||
Пленка: | |||
марка | |||
ширина (размер, мм) |
Результаты контроля качества дубликатов
а) оптическая плотность
Контролируемый кадр | Оптическая плотность | |||
по ГОСТ 13.1.102 | Д1 | Д2 | Д3 | |
б) предел читаемости или разрешающая способность
Обозначение дубликата | Масштаб уменьшения изображения | Контролируемый параметр | Значение показателя для контрольных кадров | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
Д1 | |||||||
Д2 | |||||||
Д3 | |||||||
в) наличие физико-механических дефектов: | |
Д1 | |
Д2 | |
Д3 | |
Допущенные дефекты:
Вид дефекта (описание) | Инвентарный номер МР-П, МФ-П кадра, координаты | Примечание |
Нанесен отличительный символ: | |||||
Должность | Личная подпись | Расшифровка подписи | |||
дубликата микрофильма-подлинника Д2 | |||||
Должность | Личная подпись | Расшифровка подписи | |||
дубликата микрофильма-подлинника Д3 | |||||
Должность | Личная подпись | Расшифровка подписи | |||
Ж.5 Заключение о годности дубликатов микрофильма-подлинника | |||||
М. П. | Начальник ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||
б) дубликат микрофильма-подлинника Д2 соответствует ГОСТ 13.1.101 и ГОСТ 13.1.102 и признан годным к эксплуатации | |||||
М. П. | Начальник ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||
в) дубликат микрофильма-подлинника Д3 соответствует ГОСТ 13.1.101; ГОСТ 13.1.102 и признан годным к эксплуатации | |||||
М. П. | Начальник ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||
Ж.6 Данные об изготовлении измененных кадров дубликатов микрофильма-подлинника (Дизм.1. Дизм.2, Дизм.3 и т.д.)
Технические параметры | Дизм.1 | Дизм.2 | Дизм.3 |
Копировальный аппарат, тип, год выпуска | |||
Пленка: | |||
марка | |||
ширина (размер, мм) |
Результаты контроля качества кадров дубликатов микрофильма-подлинника:
а) оптическая плотность
Контролируемый кадр | Оптическая плотность | |||
по ГОСТ 13.1.102 | Дизм.1 | Дизм.2 | Дизм.3 | |
б) предел читаемости или разрешающая способность
Обозначение изменения | Масштаб уменьшения изображения | Контролируемый кадр | Значение показателя для контрольных кадров | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
Дизм.1 | |||||||
Дизм.2 | |||||||
Дизм.3 | |||||||
в) наличие физико-механических дефектов | |
Дизм.1 | |
Дизм.2 | |
Дизм.3 | |
Допущенные дефекты:
Вид дефекта (описание) | Инвентарный номер Дизм.1, Дизм.2, Дизм.3 кадра, координаты | Примечание |
Нанесен отличительный символ: | ||||
Должность | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||
дубликата микрофильма-подлинника на | ||||
Должность | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||
дубликата микрофильма-подлинника на | ||||
Должность | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||
Ж.7 Заключение ОТК | ||||
М. П. | Начальник ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи | |
Дубликат микрофильма-подлинника Д2 с внесенными изменениями N соответствует ГОСТ 13.1.101; ГОСТ 13.1.102 и признан годным к дальнейшей эксплуатации. | ||||
М. П. | Начальник ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи | |
Дубликат микрофильма-подлинника Д3 с внесенными изменениями N соответствует ГОСТ 13.1.101; ГОСТ 13.1.102 и признан годным к дальнейшей эксплуатации. | ||||
М. П. | Начальник ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи | |
Ж.8 Данные об изготовлении увеличенных бумажных копий с контрольного дубликата микрофильма-подлинника (Д1) | ||||
Дата | Основание | Оборудование | Количество листов | Количество экземпляров | Примечание |
Ж.9 Техническое состояние дубликатов микрофильма-подлинника после изготовления с них увеличенных бумажных копий и рабочих копий микрофильмов
Обозначение дубликата | Вид работы | Результаты проверки | Заключение о годности дубликата | Подпись проверяющего и дата |
Ж.10 Техническое состояние микрофильма-подлинника и дубликатов микрофильма-подлинника при долговременном и постоянном хранении
Обозначение микрофильма-подлинника (дубликатов) | Вид проверки по ГОСТ 7.65 | Результаты проверки | Заключение о годности | Подпись проверяющего и дата |
ПРИЛОЖЕНИЕ И (обязательное). ФОРМА ДЕФЕКТНОЙ ВЕДОМОСТИ
ПРИЛОЖЕНИЕ И
(обязательное)
Дефектная ведомость
N_____________от " _ " _______________19 _ г.
Наименование документа (комплекта) | |||
Обозначение микрофильма рулонного | |||
Количество микрофиш | |||
Всего кадров ________________________Забраковано кадров | |||
Обозначение микрофиши, порядковый номер (координаты) кадра | Характер обнаруженных дефектов | Заключение контролера |
Начальник ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи |
Дата | ||
Контролер ОТК | Личная подпись | Расшифровка подписи |
Дата | ||
Заказ-наряд на допечатку принят | ||
Личная подпись | Расшифровка подписи | |
Дата | ||
ПРИЛОЖЕНИЕ К (обязательное). ФОРМА АКТА ПРЕДПРИЯТИЯ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ АННУЛИРОВАННОЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПРИЛОЖЕНИЕ К
(обязательное)
Информационные элементы | УТВЕРЖДАЮ | ||
должность руководителя, | |||
наименование предприятия | |||
Личная | Расшифровка | ||
Дата | |||
АКТ N | |||||
о выделении к уничтожению аннулированной | |||||
Основание: приказ N ____________ от | |||||
дата | |||||
Составлен: экспертной комиссией (ЭК) предприятия | |||||
Председатель комиссии | |||||
должность, фамилия, имя, отчество | |||||
Члены комиссии: | |||||
должность, фамилия, имя, отчество | |||||
Присутствовали: | |||||
должность, фамилия, имя, отчество | |||||
Комиссия, руководствуясь перечнем | |||||
название перечня | |||||
отобрала к уничтожению следующую научно-техническую документацию, заменяемую на микрофильм-подлинник: | |||||
наименование предприятия, в деятельности которого имеется научно-техническая | |||||
документация, не подлежащая дальнейшему хранению в связи с заменой | |||||
ее микрофильмами-подлинниками | |||||
Документ | Предприя- | Количество листов ед. хр. | Номера статей по перечню | Пояснение | Примечание | ||
Год создания | Обозначение ед. хр. | Наименование ед. хр. | |||||
Всего документов (ед. хр.) | |||||||||
цифрами и прописью | |||||||||
Председатель ЭК предприятия | Личная подпись | Расшифровка подписи | |||||||
Члены комиссии: | Личная подпись | Расшифровка подписи | |||||||
СОГЛАСОВАНО* | |||||||||
наименование государственного архива или иного | |||||||||
архивного учреждения, курирующих данное предприятие | |||||||||
N ____________ дата______________________________ | |||||||||
Документы упакованы, опечатаны и сданы для уничтожения предприятию по заготовке вторичного сырья (бумагоперерабатывающей фабрике) по приемо-сдаточной накладной от | |||||||||
дата | |||||||||
Должность | Личная подпись | Расшифровка подписи | |||||||
СОГЛАСОВАНО** | |||||||||
Заказчик (представитель заказчика) | |||||||||
Личная | Расшифровка | ||||||||
Дата | |||||||||
________________
* Согласование проводят в случае, если отобраны к уничтожению документы постоянного срока хранения.
** Согласование проводят в случае, если отобраны к уничтожению документы, имеющие оборонное значение.
ПРИЛОЖЕНИЕ Л (обязательное). ФОРМА АКТА ПРЕДПРИЯТИЯ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ АННУЛИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ПРИЛОЖЕНИЕ Л
(обязательное)
Информационные элементы | УТВЕРЖДАЮ | ||||||||
должность руководителя, | |||||||||
наименование предприятия | |||||||||
Личная | Расшифровка | ||||||||
Дата | |||||||||
АКТ N | |||||||||
от | |||||||||
дата | |||||||||
о выделении к уничтожению аннулированных | |||||||||
Основание: приказ N ____________________ от | |||||||||
дата | |||||||||
Составлен: экспертной комиссией (ЭК) предприятия | |||||||||
Председатель комиссии | |||||||||
должность, фамилия, имя, отчество | |||||||||
Члены комиссии | |||||||||
должность, фамилия, имя, отчество | |||||||||
Присутствовали | |||||||||
должность, фамилия, имя, отчество | |||||||||
Комиссия, руководствуясь перечнем | |||||||||
название перечня | |||||||||
отобрала к уничтожению следующие документы, образующиеся в управленческой деятельности и заменяемые на микрофильм-подлинник: | |||||||||
наименование предприятия, в деятельности которого имеется документация, не подлежащая | |||||||||
дальнейшему хранению в связи с заменой ее микрофильмами-подлинниками | |||||||||
Заголовок дела или групповой заголовок | Дата дела или крайние даты | Номера описей (номенклатур) за год(ы) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
Всего документов | за годы | ||||||||
цифрами и прописью | |||||||||
Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены и по личному составу согласованы с ЭПК. | |||||||||
Председатель ЭК предприятия | Личная подпись | Расшифровка подписи | |||||||
Члены комиссии: | Личная подпись | Расшифровка подписи | |||||||
СОГЛАСОВАНО* | |||||||||
Протокол ЭПК | |||||||||
наименование государственного архива или иного архивного | |||||||||
учреждения, курирующих данное предприятие | |||||||||
N ______________________ дата ________________ | |||||||||
Документы упакованы, опечатаны и сданы для уничтожения предприятию по заготовке вторичного сырья (бумагоперерабатывающей фабрике) по приемо-сдаточной накладной от | |||||||||
дата | |||||||||
Должность | Личная подпись | Расшифровка подписи | |||||||
СОГЛАСОВАНО** | |||||||||
Заказчик (представитель заказчика) | |||||||||
Личная | Расшифровка | ||||||||
Дата | |||||||||
________________
* Согласование проводят в случае, если отобраны к уничтожению документы постоянного срока хранения.
** Согласование проводят в случае, если отобраны к уничтожению документы, имеющие оборонное значение.
ПРИЛОЖЕНИЕ М (обязательное). ФОРМА АКТА ПРЕДПРИЯТИЯ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ АННУЛИРОВАННЫХ МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ И ИХ ДУБЛИКАТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ М
(обязательное)
Информационные элементы | УТВЕРЖДАЮ | ||||||||
должность руководителя, | |||||||||
наименование предприятия | |||||||||
Личная | Расшифровка | ||||||||
Дата | |||||||||
АКТ N | |||||||||
от | |||||||||
дата | |||||||||
об уничтожении аннулированных микрофильмов- | |||||||||
Основание: приказ N ____________________ от | |||||||||
дата | |||||||||
Составлен: экспертной комиссией (ЭК) предприятия | |||||||||
Председатель комиссии | |||||||||
должность, фамилия, имя, отчество | |||||||||
Члены комиссии | |||||||||
должность, фамилия, имя, отчество | |||||||||
Присутствовали | |||||||||
должность, фамилия, имя, отчество | |||||||||
Комиссия, руководствуясь перечнем | |||||||||
название перечня | |||||||||
отобрала к уничтожению следующие микрофильмы-подлинники и их дубликаты в связи с истечением сроков их хранения: | |||||||||
наименование предприятия, в деятельности которого имеются микрофильмы-подлинники | |||||||||
и их дубликаты, не подлежащие дальнейшему хранению в связи с истечением сроков их хранения | |||||||||
Инвентарный номер микрофильма-подлин- | Обозначение документов, находящихся на микрофильме | Количество листов в документе (комплекте документов) по форматам и количество кадров ( | ||||
А4 | A3 | А2 | А1 | А0 | ||
)
Продолжение
Всего | Количество | Примечание | |||
по грифам | |||||
СС | С | ДСП | НС | ||
Всего микрофильмов-подлинников и их дубликатов | ||||||||
цифрами и | ||||||||
прописью | ||||||||
Председатель ЭК предприятия | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||||||
Члены комиссии: | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||||||
Микрофильмы-подлинники и их дубликаты инв. NN | уничтожены. | |||||||
Должность | Личная подпись | Расшифровка подписи | ||||||
СОГЛАСОВАНО* | ||||||||
Личная | Расшифровка | |||||||
________________
* Согласование проводят в случае, если отобраны к уничтожению микрофильмы-подлинники и их дубликаты, имеющие оборонное значение.